L’événementiel : qu’est-ce que c’est ?

evenement

La gestion d’événements et la planification d’événements sont souvent présentées de façon interchangeable, même s’il s’agit de deux choses très différentes. Tout simplement, la planification et la gestion ne sont pas les mêmes. Bien que les compétences de ces deux fonctions se chevauchent, ce sont deux fonctions distinctes. Cela crée des problèmes pour les clients qui pensent à tort qu’ils ont besoin d’un gestionnaire d’événements alors qu’ils ont besoin d’un planificateur d’événements. Et pour les clients qui ont l’impression que tous les gestionnaires d’événements s’occupent également de la planification d’événements.

Dissipons donc la confusion, car il est important que vous et vos clients ayez la même compréhension.

L’événementiel : qu’est-ce que c’est ?

L’industrie de l’organisation événementielle Tunisie accueille de nombreux titres de poste et descriptions de poste. Planificateur d’événements, planificateur de réunions, coordonnateur d’événements, planificateur de congrès et gestionnaire d’événements, pour n’en nommer que quelques-uns. La liste semble interminable. À mesure que l’industrie prend de l’expansion, la liste des fonctions s’allonge.

Bien que la croissance de l’emploi soit toujours une bonne chose, l’éventail des fonctions de planification d’événements et des titres de poste de gestion d’événements peut être déroutant pour ceux qui débutent dans l’industrie. Il est tout aussi frustrant pour les professionnels chevronnés confrontés à des clients qui comprennent mal les services offerts.

 

Planification d’événements

Commençons par la planification des événements. Le mot clé ici est l’organisation événementielle Tunisie. Tous les événements – des douches nuptiales aux célébrations d’anniversaire importantes en passant par les grands rassemblements d’entreprise – commencent par un plan quelconque. Les discussions initiales avec les clients au sujet des idées d’événements, des thèmes, des dates souhaitables et des lignes directrices budgétaires font toutes partie du processus de planification de l’événement.

La planification de l’événement commence au début, dès les premières étapes du concept et se poursuit jusqu’à ce que l’événement ait lieu. Et, honnêtement, pendant quelques semaines après l’événement, alors que les planificateurs d’événements récapitulent les détails et traitent les points de suivi. La planification d’un événement consiste à travailler en étroite collaboration avec le client pour concevoir un événement qui reflète sa vision du rassemblement et qui répond à l’objectif de l’événement. Les clients qui embauchent un planificateur d’événements embauchent quelqu’un pour planifier tous les aspects de l’événement, y compris les détails connexes et les mesures à prendre, et pour mener l’événement à terme.

Les responsabilités en matière de planification d’événements peuvent comprendre, sans s’y limiter :

  • Sélection d’un thème général pour l’événement
  • Élaboration d’un budget
  • Choix d’un lieu
  • Négociation de contrats hôteliers
  • Embauche de fournisseurs externes
  • Planification du menu
  • Embauche d’un traiteur
  • Organiser des conférences ou des divertissements
  • Coordination des transports
  • Choix de la palette de couleurs
  • Préparer des invitations
  • Choisir et définir la musique
  • La planification d’événements est tout ce qui sert à organiser un événement. Cette fonction relève de la gestion d’événements.

Gestion des événements

Chaque type d’événement est composé de nombreuses parties qui s’emboîtent comme des pièces d’un puzzle. Tous ces éléments finissent par être réunis pour créer un événement. Les événements réussis ont tous ces éléments connexes réunis au bon moment et au bon endroit, en douceur, efficacement et selon le plan. Ce processus s’appelle la gestion d’événements. Il s’agit, en termes simples, de la gestion de projet de l’événement lui-même.

La gestion des événements implique la création, la coordination et la gestion de toutes les différentes composantes d’un événement ainsi que des équipes responsables de chaque aspect. Voici quelques aspects de la gestion des événements :

  • Réserver un emplacement pour un événement
  • Coordonner les fournisseurs externes
  • Élaborer un plan de stationnement
  • Conception de plans d’urgence
  • Assurer la conformité aux normes de santé et de sécurité
  • Gérer le personnel responsable de chaque fonction
  • Superviser l’exécution d’un événement
  • Suivi de l’événement

 

Résolution des situations d’événements sur place

Les gestionnaires d’événements et les planificateurs d’événements travaillent ensemble

Il est difficile de définir ces deux fonctions, car non seulement elles sont étroitement liées, mais les responsabilités se chevauchent souvent. Les planificateurs d’événements individuels peuvent offrir des services de gestion d’événements, et les gestionnaires d’événements peuvent également offrir la planification d’événements. Tout dépend du planificateur ou de l’équipe de gestion de l’événement, du lieu et de l’événement lui-même.

 

Il est important de comprendre les différences entre les deux et de déterminer quels services vous fournirez. Par exemple, si vous offrez des services de planification d’événements pour un événement de grande envergure, vous travaillerez avec un responsable événementiel qui coordonnera vos services avec ceux du responsable traiteur, l’équipe audiovisuelle, etc. Définissez votre rôle et les services que vous fournirez et communiquez-les clairement aux clients éventuels afin d’éviter toute confusion pendant le processus de planification. En savoir plus sur ce site pour l’événement d’entreprise